Man kann nicht den ganzen Tag arbeiten. Um so viel wie möglich zu erledigen, arbeiten viele Menschen so lange, wie es irgendwie möglich ist. Sie planen weder ausreichend Pufferzeiten ein, noch sorgen sie dafür, sich nach der Arbeit ausreichend erholen zu können – denn die Arbeit ist nie zu Ende, sie haben nur keine Zeit mehr, um weiterzuarbeiten.
Das kenne ich gut, denn gerade wenn man freiberuflich oder selbstständig arbeitet und sich seine Arbeitszeit selbst einteilen kann, kann es leicht passieren, Zeiten für Freizeit und Erholung zu opfern. Je mehr Dich Deine Arbeit motiviert, desto mehr von Deiner täglichen Zeit bist Du bereit zu opfern, denn es fühlt sich ja nicht nach einem Verzicht an, wenn Du Dir Zeit für das nimmst, wofür Du brennst.
Für eine gewisse Zeit kann das gut für Dich funktionieren. Manchmal ist es angebracht, alles zu geben, Dich so sehr anzustrengen, wie Du kannst. Gerade deshalb ist es wichtig, dass Du Dich nicht permanent überarbeitet fühlst, sondern Reserven hast, die Du dann mobilisierst, wenn es drauf ankommt.
Mehr ist nicht immer besser
Mach Dir klar, dass mehr zu arbeiten nicht bedeutet, dass Du dadurch in jedem Fall produktiver bist. Es kommt nicht darauf an, wie lange Du arbeitest, sondern welche Ergebnisse erzielst. Wenn Du mehr Zeit investierst, kannst Du zwar mehr erreichen, doch das funktioniert nur in einem gewissen Rahmen.
Diesen Rahmen genau zu bestimmen, ist schwierig, weil verschiedene Faktoren eine Rolle spielen. Ist aber nicht wichtig: Übertreib es einfach nicht!
Analog zur Aufforderung, nicht härter, sondern smarter zu arbeiten, geht es darum, nicht länger zu arbeiten, sondern produktiver. Du kannst Dir weiterhin viel vornehmen, aber überlege Dir rechtzeitig, wie Du Dir Deine Zeit einteilst, beispielsweise mit Time-Blocking, um im Voraus Zeiten für Aufgaben zu reservieren und das – soweit sinnvoll – mit Serienterminen für regelmäßige Aufgaben. Aber Vorsicht: Ähnlich wie To-Do-Listen zum Brainstorming verleiten und dabei die Gefahr besteht, Dir zu viel vorzunehmen, weil Dir so vieles einfällt, was Du alles tun könntest, kann Time-Blocking dazu verleiten, mehr oder weniger die gesamte zur Verfügung stehende Zeit zu verplanen.
Lückenlose Verplanung vermeiden
Freie Flecken im Zeitplan sind keine Fehler, sondern eine Notwendigkeit, wenn Du Deine Zeit effizient nutzen willst. Dafür brauchst Du Pausen und – weil selten alles nach Plan läuft – Pufferzeiten. Ohne Zeitreserven bringst Du Deinen Zeitplan bald ins Wanken. Finde heraus, welche Zeitreserven Du im Durchschnitt benötigst, damit Du Störungen und Unerwartetes gut bewältigen kannst. Eine allgemeingültige Aussage dazu, etwa immer nur die Hälfte Deiner Zeit zu verplanen, ist nicht sinnvoll, weil es auf die individuellen Umstände ankommt.
Anstatt einen ausreichenden Teil Deiner Zeit unverplant zu lassen, also im Kalender dafür nichts einzutragen, lautet mein Rat: Große Abschnitte, sagen wir mal Zeitabschnitte von mehr als einer Stunde, die Du regelmäßig in Reserve behalten möchtest, lass im Kalender nicht einfach leer, sondern mach dafür einen Eintrag wie „unververplant“ oder „Zeitreserve“. Damit verhinderst Du, aus Versehen oder voreilig mit Absicht diese Zeiten dann doch für Arbeiten einzuteilen.
