Wenn Du zu viele Dinge auf Deiner To-do-Liste hast, brauchst Du eine weitere Liste: Ergänze Deine To-do-Liste durch eine Not-to-do-Liste, eine Liste mit Dingen, die Du nicht mehr tun willst.
Eine solche Liste hilft Dir nicht nur dabei, mehr Zeit und Energie für Wichtiges zu gewinnen, sondern entlastet Dich auch mental, weil Du Dir weniger zu tun vornimmst, somit und Stress und Überlastung vorbeugst. Das wiederum erhöht Deine Produktivität.
Brauchst Du wirklich eine eigene Liste mit Dingen, die Du nicht mehr tun möchtest; reicht es nicht, Dinge von Deiner To-do-Liste zu streichen? Nein, denn eine Not-to-do-Liste zielt nicht primär darauf ab, dass bestimmte Dinge nicht mehr getan werden, sondern dass Du selbst keine oder weniger Zeit dafür aufwendest.
Davon abgesehen kannst Du Dich mit einer Not-to-do-Liste um Dinge kümmern, die Du nie auf eine To-do-Liste gesetzt hast, vor allem schlechte Angewohnheiten, aber auch Aufgaben, die Dir andere aufgedrückt haben bzw. die Du jetzt nicht weiter übernehmen möchtest. Bevor Du damit beginnst, systematisch Deine Not-to-do-Liste zusammenzustellen, lass uns einen Blick auf die vier Möglichkeiten werfen, die sich bei den Punkten auf Deiner Liste grundsätzlich bieten.
Schritt 1: Streichen
Untersuche Deine bestehenden To-Do-Listen und sonstigen Pläne darauf, was Du loswerden kannst bzw. möchtest. Aufgaben von Deiner To-do-Liste zu streichen, ohne sie zu erledigen ist kein Schummeln, sondern Prioritätensetzung. Dafür musst Du wissen, was Dir wichtig ist – und zwar heute wichtig ist. Nicht was Dir irgendwann einmal wichtig war und Du deshalb vor Jahren in einen Plan geschrieben hast.
Zugegeben: Der Weg zu Deiner Not-to-do-Liste ist länger, wenn Du zuerst Deine gesamte langfristige Planung und Zielsetzung auf den Prüfstand stellst, doch erstens solltest Du Dich ohnehin regelmäßig vergewissern, in der richtigen Richtung unterwegs zu sein. Zweitens kannst Du besonders viel von Deiner To-do-Liste streichen bzw. auf Deine Not-to-do-Liste setzen, wenn Du vorher große Ziele aufgibst.
Schritt 2: Gute Gewohnheiten, schlechte Gewohnheiten
Im nächsten Schritt setzt Du schlechte Angewohnheiten und sonstige Verhaltensweisen, die Du eliminieren möchtest, auf Deine Not-to-do-Liste. Hier kannst Du ebenfalls einen Schritt weiter gehen, indem Du insgesamt Deine Gewohnheiten hinterfragst.
Schritt 3: Delegieren und Outsourcen
Der dritte Schritt hat das Potenzial, Deine Produktivität auf ein völlig neues Level zu heben: Wenn es wichtig ist, aber andere es für Dich erledigen können, finde heraus, was sich delegieren und outsourcen lässt. Denk dabei nicht nur an den beruflichen Bereich, sondern genauso an den privaten!
Für nahezu jede Aufgabe gibt es jemanden, der das beruflich macht bzw. den Du dafür engagieren kannst. Davon profitieren in erster Linie Freiberufler und Selbstständige, doch wenn Du angestellt bist, bieten sich unter Umständen gute Möglichkeiten zum Delegieren.
Schritt 4: Nicht einfach Ja sagen
Im letzten Schritt wenden wir uns dem Gegenstück zum Delegieren und Outsourcen zu: Nein zu sagen, wenn andere zu viel von Dir und Deiner Zeit beanspruchen. Unabhängig davon, wie Du Deine Not-to-do-Liste ansonsten strukturierst: Nicht mehr vorschnell Ja zu sagen ist ein guter erster Punkt, um ihn ganz oben auf Deiner Liste einzutragen.
