Eine der besten Möglichkeiten, produktiver zu werden, ist eine Neuverteilung Deiner Aufgaben auf die zur Verfügung stehende Zeit. Um mehr aus Deiner Zeit zu machen bzw. nicht länger als nötig mit Aufgaben zu verbringen, kannst Du sie künftig zu anderen Zeiten erledigen.
Den Ratschlag, Deine produktivste Zeit, sozusagen Deine Primetime, nicht für E-Mails oder Organisatorisches zu verwenden, hast Du sicher schon oft gehört. Das ist ein guter Anfang, denn Aufgaben, die Du auch am Tiefpunkt Deiner Leistungsfähigkeit erledigen könntest, solltest Du nicht dann erledigen, wenn Du mental und körperlich besonders stark bist.
Wenn Du Deine besten Stunden nicht für Deine „besten Aufgaben“ aufsparst, verschwendest Du sie und kannst Dein Potenzial nicht nutzen. Wenn es drauf ankommt, bist Du nicht so gut, wie Du sein könntest – oder müsstest, um Erfolg zu haben.
Sogar wenn Du am Ende alles erledigen konntest, was Du Dir vorgenommen hattest, hast Du auf diese Weise mit Sicherheit länger als eigentlich nötig dafür gebraucht. Das kann Zeitdruck und Stress erzeugen, was auf Dauer wiederum zu einer geringeren Leistungsfähigkeit führt.
Selbst wenn Du damit gut klarkommst, benötigen alle Aufgaben in der Summe mehr Zeit, als wenn Du Dir Deine Zeit entsprechend Deiner Leistungsfähigkeit eingeteilt hättest. Diese Zeit fehlt dann eventuell für Dein Traumprojekt oder für Spaß und Erholung.
Deine Energie als wertvolle Ressource
Neben Zeit gibt es einen zweiten entscheidenden Faktor für Deine Produktivität, nämlich Energie. Deshalb ist es ja so wichtig, dass Du Aufgaben, die viel von dieser Energie erfordern, dann erledigst, wenn Du genug davon hast. Was Du leisten kannst, hängt stark von der Tageszeit ab. Wie sich das über den Tag verteilt, ist von Mensch zu Mensch verschieden. Ein guter Teil davon ist eine Frage der Gewohnheiten; wir können Einfluss darauf nehmen.
Manche Menschen scheinen jedoch die geborenen Frühaufsteher zu sein, während andere sich am besten fühlen, wenn sie spät aufstehen und dafür bis in die Nacht arbeiten. Es lohnt sich herauszufinden, wann Deine Primetime ist, wann Du für die schwierigsten Angelegenheiten am besten gerüstet bist.
Individuelle Leistungskurve
Die schwierigsten Aufgaben für die Zeiten einzuplanen, in denen Du am leistungsfähigsten bist, ist eine gute Grundregel. Geh dann eine Stufe weiter, um zu ermitteln, welche Aufgabe sich für Dich für jeweils welche Tageszeit bzw. welche Zeit in der Woche am besten eignet.
Wenn Du später auf Grundlage dieser Erkenntnis einen Tages- oder Wochenplan aufstellst, kommt als Kriterium die Wichtigkeit der verschiedenen Aufgaben hinzu. Letztlich geht es darum, gut bei dem zu sein, was Dich voranbringt. Und mehr Zeit für genau diese Aufgaben zu gewinnen.
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