Unsere Zeit ist kostbar. Deshalb brauchen wir einen Zeitplan – für einen Tag, eine Woche oder für einen größeren Zeitraum. Damit können wir unsere Zeit, von der wir gefühlt ständig zu wenig haben, besser nutzen.
Ein großes Problem bei der Zeitplanung, das Du bestimmt aus eigener Erfahrung kennst, ist: Vieles braucht in der Realität länger als in der Theorie. Die Folge: Wir liegen ständig hinter unserem Zeitplan und sind deshalb gestresst.
Aber nicht nur das: Bei der Zeitplanung immer wieder zu versagen, sorgt für Frustration. Das kann so weit gehen, dass man gar keine Zeitpläne mehr aufstellt, weil die sowieso unrealistisch sind.
Richtige Erkenntnis, falsche Konsequenz! Erstmal zur Aufmunterung: Es liegt nicht an Dir, jedenfalls nicht speziell an Dir. Menschen können generell sehr schlecht abschätzen, wie lange sie für eine Aufgabe brauchen. Du kannst das Problem lösen, indem Du Reserven einplanst – am besten doppelt oder dreifach.
Schritt eins, um sicherzustellen, dass Du Deinen Zeitplan einhalten kannst, besteht darin, dass Du generell mehr Zeit einplanst als Du zu benötigen glaubst. Also beispielsweise immer ein Drittel mehr: Für eine Aufgabe, für die Du sonst drei Stunden einplanen würdest, planst Du künftig vier ein.
Manche raten dazu, generell die doppelte Zeitdauer zu reservieren. Aber so viel Zeit muss man erst mal haben!
Mein Rat dabei ist: Je weniger Erfahrungswerte Du jeweils hast, wie viel Zeit Du für eine bestimmte Aufgabe benötigst, desto großzügiger sollte Deine Reserve ausfallen. Es lohnt sich daher zu messen, wie lange Du für verschiedene wiederkehrende Aufgaben tatsächlich benötigst. Schließlich hast Du nicht unbegrenzte Zeitreserven zur Verfügung. Auch bei den Reserven gilt, die Zeit nicht zu verschwenden.
Was oft übersehen wird, sind Störungen und Ablenkungen durch andere Menschen. Wenn nicht sicher ist, dass Du ungestört arbeiten kannst, plane extra Zeit dafür ein!
Aber wir sind noch nicht fertig: Eine realistische Zeitplanung wird nicht zuletzt dadurch erschwert, dass wir nicht sicher sein können, an welcher Stelle unseres Plans wir zu knapp kalkuliert haben. Das wissen wir meist erst hinterher.
Der Trick besteht darin, Dir in jeder Woche mindestens einmal Bonuszeit zu gönnen. Ganz unspezifisch. In der Bonuszeit holst Du nach, was Du bis dahin nicht geschafft hast – welche Deiner Aufgaben das dann auch sein mag.
Du schaffst Dir also eine flexibel einsetzbare Zeitreserve. Das Wissen um diese Bonuszeit kann Dir bereits vorher helfen, den allgemeinen Zeitdruck zu vermindern.
