A-Aufgaben als Erstes erledigen. Diese Grundregel hört man oft. Zunächst klingt es plausibel, diejenigen Aufgaben, die wichtig und dringend sind, zuerst anzupacken. Also von der höchsten Priorität bis zur niedrigsten Priorität die Aufgaben abarbeiten?
Als ganz grobe Orientierung ist die Regel in Ordnung, doch spricht eine Vielzahl von Gründen dagegen, Tagespläne strikt von A nach D aufzustellen. Das Leben besteht aus Aufgaben aller Kategorien, wir können nicht einfach alle Aufgaben mit Priorität D weglassen; für die C-Aufgaben dürfte auch nur noch wenig Zeit bleiben, wir müssten die meisten davon auch streichen.
A-Aufgaben sollten nicht lange in der Warteschleife bleiben, meist ist es mit spürbaren Nachteilen verbunden, A-Aufgaben aufzuschieben. B-Aufgaben hingegen sind wichtig, aber nicht dringend. Viele B-Aufgaben erreichen von alleine (Zeitablauf) keine Dringlichkeit. Deshalb schieben Menschen sie zum Teil immer und immer wieder auf.
Im angemessenen Umfang ist das Aufschieben von B-Aufgaben jedoch richtig, denn C-Aufgaben (weniger wichtig, aber dringend) können häufig nicht warten. An B-Aufgaben können wir in vielen Fällen besser arbeiten, wenn keine A-Aufgaben und C-Aufgaben mehr drängeln. Äußere und innere Ruhe sind Erfolgsfaktoren, die wir verstärken sollten.
C-Aufgaben haben die unangenehme Eigenschaft, ständig nachzuwachen; außerdem gibt es haufenweise davon. Erfolgreiches Zeitmanagement bedeutet deshalb, die richtige Durchmischung mit B- und C-Aufgaben für unseren Arbeitstag zu finden. Das wiederum bedeutet, einige C-Aufgaben ganz zu streichen. Zahlenmäßige Überlegenheit sowie ihr dreistes Auftreten lässt die C-Aufgaben sonst immer wieder über die B-Aufgaben triumphieren.
Doch die B-Aufgaben sind es, mit denen wir im Leben vorankommen, mit denen wir uns weiterentwickeln. Die D-Aufgaben schließlich verwenden wir am besten zum Auffüllen unserer Tagespläne.
Bleiben wir jedoch bei den B-Aufgaben. Unsere B-Aufgaben müssen wir besonders unterstützen. Das kann heißen, sie mitunter auch A-Aufgaben im Tagesplan vorzuziehen.
Angenommen, wir wollen eine neue Fremdsprache für unsere berufliche Weiterentwicklung erlernen (selten A-Aufgabe, sondern typischerweise B-Aufgabe). Sofern das zu unserem persönlichen Lebensrhythmus passt, wäre ein 30-minütiges Training als erste Aufgabe des Tages ein sehr guter Zeitpunkt dafür: Lernen, solange wir frisch und aufnahmebereit sind und zu einer Zeit, in der noch niemand etwas von uns möchte.
Hier können wir Ungestörtheit besser organisieren, denn wenn wir um 8:30 Uhr unser Sprachtraining als B-Aufgabe einplanen, aber 9:00 Uhr offizieller Arbeitsbeginn ist, haben wir gute Chancen, in dieser halben Stunde ungestört zu bleiben.
Unsere A-Aufgaben vergessen wir schon nicht. Wir lassen sie auch nicht ausfallen, weil wir müde sind oder eigentlich schon im Feierabend sein müssten. Eine A-Aufgabe so zu verschieben, dass sich kein Problem ergibt, ist daher empfehlenswert. Um Zeit zu gewinnen, können wir später notfalls C-Aufgaben streichen.
B-Aufgaben sind zwar keine getarnten A-Aufgaben, verdienen aber dennoch im Tagesplan bei passender Gelegenheit den Vorzug. Die Buchstaben A bis D geben also nicht die Bearbeitungsreihenfolge für die Aufgaben an.
